El termino Proyecto proviene del latín proiectus: pro significa (adelante), iatus significa (tirar, lanzar), Barrios (2006), manifiesta que un “proyecto consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo de acción para solucionar problemas, requerimientos y necesidades de organizaciones o grupos de trabajo”. Consideran lo anterior un proyecto representa un proceso secuencial que conlleva una responsabilidad de planear, regular y ejecutar operaciones para lograr un propósito o meta dirigido a generar eficiencia y eficacia en el alcance de los objetivos para alcanzar los objetivos organizacionales.
De allí entonces se desprende que, un proyecto permite administrar el tiempo, los recursos tanto humanos como materiales, innovar y crear, es la recopilación de ideas para ser llevadas a cabo emprendidas en un tiempo determinado para dar respuesta a una o varias necesidades.
Entre las implica implicaciones de un proyecto para la nueva organización, trae consigo una propuesta de acción técnico - económica para resolver las necesidades de aprovechando los recursos tanto humanos como materiales, cantidad de tiempo, ayudando a realizar acciones concisas y efectivas para obtener un máximo para la organización.
Elementos de un Proyecto
Planeación: Se toma en cuenta los objetivos, actividades y recursos material y humano.
Organización: Es un conjunto de reglas y normas de comportamiento, que permite alcanzar determinados objetivos.
Dirección: Es la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos.
Control: Se desarrolla sobre la base de disponer de la información necesaria, analizada y estructurada de acuerdo con la pirámide de dirección del mismo.
Etapas de un Proyecto
La idea: Que consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseño del proyecto.
Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir, teniendo como indicador principal el objetivo a lograr.
Ejecución: Consiste en poner en marcha el proyecto.
Evaluación: es el proceso de valoración que debe estar presente en cada una de las etapas.
Documentaciòn de un proyecto
La documentación del proyecto es importante para identificar más fácilmente los aspectos y características que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentación le proporciona identidad y personalidad al proyecto, permitiendo a los interesados reconocer las ventajas y desventajas, características y funcionalidades, así como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del mismo.
Los documentos que componen un proyecto deben ser los siguientes:
Carpeta general o profesional: Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las bases y orígenes sobre las que nace el proyecto, además especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que el proyecto necesita.
Carpeta gerencial o resumen ejecutivo: Consiste en un resumen de los puntos más importantes de las partes del proyecto. El objetivo del resumen ejecutivo es que el lector tenga una visión general y sucinta del proyecto, pueda comprender en una sola lectura en qué consiste el proyecto, cual es la misión, visión, estrategias, ventajas,impacto, etc. y que se genere interés por el proyecto.
Carpeta técnica.: Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y técnicas de cada elemento.
Plan económico (factibilidad).: Este documento contiene información relacionada con el aspecto económico y de factibilidad del proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantación del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar más fácilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto.
Herramientas
Diagrama de Gantt
Es una herramienta gráfica o matriz de doble entrada que tiene como objetivo mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
Una barra horizontal frente a cada actividad, representa el período de duración de la misma. La longitud de la barra indica las unidades de tiempo, señalando la fecha de inicio y la fecha de finalización de la actividad.
El Flujo de Trabajo (WORKFLOW)
Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.
Para realizar el flujo de trabajo, es necesario partir de una descripción del proceso de negocios, que permita tener una clara idea de los actores que intervienen y de la forma en que se relacionan, también, es considerado como un plan para alcanzar una meta general del proceso de negocio.
En consideración con los objetivos resaltan Automatizar los métodos y organización en el sistema de información, Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos, Facilitar la movilidad del personal, Agilizar el proceso de intercambio de información, Agilizar la toma de decisiones de una organización, entre otros partiendo de las necesidades del negocio.
Un eficiente flujo de trabajo permite los siguientes beneficios: Ahorro de tiempo, mejora el control, mejor servicio al cliente, mayor flexibilidad, optimiza la información y la integración trabajando en equipo.
Las etapas de un flujo de trabajo:
1. Diseño: a. Planificación b.- Definición de tareas., c.- Asignación de tareas.
2. Ejecución: a.- Envío de avisos. b.-Control de estados. c.- Seguimiento de tareas.
3. Gestión del proceso: a.- Registro. b.- Análisis c.- Seguimiento.
Sistema PERT Y CPM
En el diseño de los proyectos se deben considerar el rendimiento óptimo y su correcta ejecución, que estos marchen sin tropiezos y puedan llegar a satisfacer las demandas; para que esto se dé hace falta un estricto control y monitoreo de las diversas actividades a ejecutar, para ello se emplean los sistemas Pert y CPM; los cuales podemos definirlos como: técnicas que se incorporan como herramientas para determinar los momentos críticos y difíciles en la ejecución de las diversas actividades, dándoles las oportunas y precisas soluciones y respuestas, garantizando el logro de los objetivos en el tiempo previsto y con los recursos dispuestos y requeridos para el mismo.
